TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi Standardı (EBYS), Türk Standartları Enstitüsü (TSE) tarafından belirlenen ve elektronik belgelerin yönetimi ile arşivlenmesi için gerekli standartları içeren bir yönergedir. Bu standart, kurumlarda üretilen ve/veya üretilmesi muhtemel elektronik dokümanların belge niteliğinin korunabilmesi ve hukuki geçerliliklerinin sağlanması için gerekli sistem gereksinimleri, belge yönetim teknikleri ve uygulamalarını kapsar.
EBYS´nin temel amacı, elektronik belgelerin üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde etkin bir şekilde yönetilmesini sağlamaktır. Bu sistem, belgelerin içerik, format ve ilişkisel özelliklerini koruyarak, kurum faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanmasına ve yönetilmesine olanak tanır. EBYS, aynı zamanda elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülmesi için de gereksinimleri belirler.
TS 13298 standardı, elektronik belge ve arşiv yönetim sistemi kullanıcılarına birçok fayda sağlar. Bu standardın başlıca işlevleri şunlardır:
1. Belgelerin Düzenli ve Güvenli Bir Şekilde Yönetilmesini Sağlar
TS 13298 standardı, belgelerin düzenli bir şekilde oluşturulmasını, sınıflandırılmasını ve saklanmasını sağlar. Bu sayede belgelerin kolaylıkla bulunabilir ve erişilebilir olmasını sağlar. Ayrıca, belgelerin güvenli bir şekilde korunmasını ve yetkisiz erişime karşı korunmasını sağlar.
2. Belgelerin Uzun Süreli Saklanmasını Sağlar
Elektronik belge ve arşiv yönetim sistemi, belgelerin uzun süreli saklanmasını sağlar. TS 13298 standardı, belgelerin saklanma süresini belirler ve bu süre boyunca belgelerin bozulmadan korunmasını sağlar. Bu sayede, kurumlar yasal gerekliliklere uygun olarak belgelerini saklayabilir ve gerektiğinde kolaylıkla erişebilir.
3. Verimli İş Süreçleri Oluşturulmasını Sağlar
TS 13298 standardı, elektronik belge ve arşiv yönetim sistemi kullanımıyla daha verimli iş süreçlerinin oluşturulmasını sağlar. Belgelerin elektronik ortamda yönetilmesi, belge paylaşımının hızlanmasını ve iş süreçlerinin daha etkin bir şekilde yürütülmesini sağlar. Ayrıca, belgelerin elektronik ortamda arşivlenmesi, fiziksel arşivleme maliyetlerini azaltır.
Kamu Kurumları ve Kuruluşları: EBYS´nin kullanımı, özellikle kamu kurumları için zorunludur. 2008/16 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşları, belediyeler ve üniversitelerin tüm iş ve süreçlerini elektronik ortama aktarmaları ve TS 13298 standartlarına uygun belge üretmeleri gerekmektedir. Bu, şeffaflık, hesap verilebilirlik ve hizmet kalitesini artırma gibi e-devlet uygulamalarının temel bileşenlerinden biridir.
Özel Sektör Kuruluşları: Şirketler, kuruluşlar ve işletmeler, iş süreçlerini dijitalleştirirken veya elektronik belge yönetimi sistemleri kurarken TS 13298 standartlarını rehber alabilirler. Bu, belgelerin düzenli bir şekilde yönetilmesi ve güvenli bir şekilde saklanması için önemlidir.
Eğitim Kurumları: Okullar, kolejler, ve diğer eğitim kurumları da elektronik belge ve arşiv yönetimi için TS 13298 standartlarını kullanabilir. Öğrenci kayıtları, ders notları ve diğer belgelerin güvenli bir şekilde saklanması ve erişilmesi önemlidir.
Sağlık Kuruluşları: Hastaneler, klinikler ve sağlık kuruluşları, hasta kayıtları, tıbbi raporlar ve diğer sağlık belgelerinin güvenli bir şekilde yönetilmesi için TS 13298 standartlarını kullanabilirler.
Hukuk Kurumları: Avukatlık büroları, mahkemeler ve diğer hukuki kurumlar, yasal belgelerin düzenli bir şekilde saklanması ve erişilmesi için TS 13298 standartlarını kullanabilirler.
Arşiv Kuruluşları ve Profesyonelleri: Arşivciler ve arşiv yönetimi uzmanları, elektronik belge ve arşiv yönetimi konusunda rehberlik yapmak ve uygulamak için TS 13298 standartlarını kullanabilirler.
Bilgi Yönetimi Profesyonelleri: Bilgi yönetimi alanında çalışanlar, belgelerin etkin bir şekilde yönetilmesi ve erişilmesi için TS 13298 standartlarını kullanabilirler.
Standartlar genellikle belirli bir sektörle sınırlı olmasa da, elektronik belge ve arşiv yönetimi konusunda ilgili herkes TS 13298 gibi standartları kullanabilir ve bu standartlara uygun bir şekilde iş süreçlerini yönetebilir.
EBYS, bilgi teknolojilerindeki hızlı değişimle birlikte, kurumların farklı bir hizmet anlayışına geçmesine ve yeni metotları benimsemesine olanak tanır. Bu sistemler, kurumların gündelik işlerini daha etkin ve hızlı bir şekilde yapmalarını sağlar ve zaman ile kaynak israfını azaltır.
TS 13298 standardı, iki tip belgelendirme yöntemi sunar: Ürün Sertifikasyonu (ÜS) ve Kurum Yetkinlik Değerlendirmesi (KYS). ÜS, elektronik belge ve arşiv yönetim sistemi geliştiren firmaların, yazılım ürünlerinin bu standartlara uygunluğunu belgelendirmek için kullanılır. KYS ise, EBYS´yi kullanmakta olan kamu kurumları ve diğer oluşumların, sistemi ne derece etkin kullandıklarının değerlendirilmesi için kullanılır.
EBYS Yazılımı, Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi (EBYS) için geliştirilmiş bir yazılım çözümüdür. Bu yazılım, kurumların elektronik belgelerini yönetme ve arşivleme süreçlerini kolaylaştırmak, hızlandırmak ve güvenli hale getirmek için tasarlanmıştır. EBYS Yazılımı, TS 13298 standardına uygun olarak geliştirilir ve bu standart, Türk Standartları Enstitüsü (TSE) tarafından belirlenen elektronik belge yönetimi ve arşivleme süreçlerine ilişkin gereklilikleri içerir.
1. Dijital Dönüşüm ve Modernizasyon: EBYS Yazılımı, kurumların dijital dönüşüm sürecinde önemli bir rol oynar. Kağıt belgelerin dijital ortama aktarılmasını ve elektronik belge olarak yönetilmesini sağlar. Bu sayede, kurumlar zaman ve maliyet tasarrufu yapabilir, iş süreçlerini modernize edebilirler.
2. Verimlilik ve Erişilebilirlik: Yazılım, belgelerin hızlı ve kolay bir şekilde sınıflandırılmasına, aranmasına ve erişilmesine olanak tanır. Bu da çalışanların işlerini daha verimli bir şekilde yapmalarını sağlar.
3. Yasal Uyumluluk: EBYS Yazılımı, yasal düzenlemelere ve standartlara uygun belge yönetimi sağlar. Bu, kurumların yasal sorumluluklarını yerine getirmelerine ve olası yasal riskleri azaltmalarına yardımcı olur.
4. Güvenlik ve Koruma: Elektronik belgeler, yetkisiz erişime karşı korunur ve veri bütünlüğü sağlanır. EBYS Yazılımı, belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını ve gerektiğinde güvenilir bir şekilde geri alınmasını garanti eder.
5. Kolay Entegrasyon ve Özelleştirme: Çeşitli kurumsal sistemlerle entegre edilebilen EBYS Yazılımı, kurumların özel ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir. Bu, farklı iş süreçlerine ve kurumsal yapıya uyum sağlamasını kolaylaştırır.
Türkiye´de EBYS Yazılımı, özellikle kamu kurumları tarafından yaygın olarak kullanılmaktadır. 2008/16 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşları, belediyeler ve üniversitelerin tüm iş ve süreçlerini elektronik ortama aktarmaları ve TS 13298 standartlarına uygun belge üretmeleri gerekmektedir. Bu, e-devlet uygulamalarının temel bileşenlerinden biri olarak görülmekte ve şeffaflık, hesap verilebilirlik ve hizmet kalitesini artırmakta önemli bir rol oynamaktadır.
Sonuç olarak, EBYS Yazılımı, kurumların belge yönetimi ve arşivleme süreçlerini etkin bir şekilde yönetmelerine olanak tanıyan kritik bir teknolojik araçtır. Bu yazılım, bilgi yönetimi pratiklerini iyileştirirken, aynı zamanda kurumların yasal gerekliliklere uyumunu ve hizmet kalitesini artırmalarına yardımcı olur. EBYS Yazılımının benimsenmesi, kurumların dijital çağa uyum sağlamaları ve rekabet avantajı elde etmeleri için önemli bir adımdır.
İşletmeler için elektronik belge ve arşiv yönetimi önemli bir gerekliliktir ve TS 13298 standartları, bu sürecin etkin bir şekilde yönetilmesine rehberlik eder. Bu bağlamda, EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) çözümleri sunan lider firmalardan biri olan ISODECK, TS 13298 standartlarına uygun EBYS yazılımları geliştirerek müşterilerine güvenilir ve etkili bir belge yönetimi çözümü sunmaktadır. ISODECK´in EBYS yazılımları, kamu kurumlarından özel sektör işletmelerine kadar geniş bir yelpazedeki kuruluşların belge yönetim ihtiyaçlarını karşılamak için tasarlanmıştır. Daha fazla bilgi için www.isodeck.com sitesini ziyaret edebilirsiniz
paylaş
twittle
paylaş
paylaş