Proses Nedir?
Proses İngilizce bir kelimedir. Türkçeye süreç olarak çevrilmektedir. Herhangi bir iş yaparken belli aşamalardan geçilmektedir. Bu aşamaların yönetimi için ise sistematik ilerlemek ve belirlenmiş olan yolları kullanmak gerekmektedir. Proses bir döngü olarak kabul edilebilir. Genel tanımı; bir girdinin sistem içindeki dönüşümlerle çıktı olarak ölçülebilmesidir. Bu esnadaki faaliyetler birbiriyle bağlantılıdır. Prosesleri uygulamadan önce bu konuda bir yönetim eğitimi almak gerekir. Birçok yerde aynı şekilde uygulanabilir standartlara sahip olmak ve bunu deneyimli kuruluşlarla gerçekleştirmek; hem kurum hem iş adına daha faydalı olacaktır.
Süreç yönetimi bir kurum ya da kuruluşun işleyişinde önemli değişiklikler yapılmasını sağlayan işlemler bütünü olarak tanımlanabilir. Sistematik bir yöntemdir ve aşamaları sürekli iyileşmeyi de içerir. Bu da kuruluşu doğrudan etkiler ve geliştirir.
Proseslerde ilişkiler tanımlanır ve birlikte yürütülür. Proseslerin ortak özellikleri aşağıda sıralanmıştır. Bu özellikler tüm proseslerde ortaktır.
• Dönüştürme
• Geri besleme
• Tekrarlanabilirlik
Proseslerdeki temel kavramlar, daha anlaşılabilir olmak adına aşağıda madde madde verilmiştir. Proseslerin yönetimi ile ilgili bilgi almak için iletişime geçilmelidir.
? Girdi
? Çıktı
? Süreç birleşenler
? Müşteri
? Proses faaliyetleri
? Proses performans kriterleri
Girdiler; insan, makine, hammadde, metot, çevre olarak listelenebilir. İşlem yönetimi uygulandıktan sonra bu girdilerin çıktısı müşteri olarak örnek verilebilir. Müşterinin talebi ise tekrar girdi olarak kabul edilir ve sonrasında işlem yönetimi aşaması uygulanır. Bununla birlikte süreç içerisinde yaşanan her türlü olumlu ya da olumsuz olaylar da bir geri bildirim olarak görülür ve işlemin girdisi olarak kabul edilir.
Proses Yönetimi Amaçları ve Sonuçları Nelerdir?
Proses yönetimi amaçları:
1. Tüm taraflar için yararlı bir sonuç elde etmek
2. Temel destek ve süreçlerin performansını yükseltmek
3. Müşteri memnuniyeti
4. Çalışan memnuniyeti
5. Maliyetleri en aza indirgemek
6. Sistematik bir düzen oturtmak
7. Sorunları ortadan kaldırmak
8. Riskleri azaltmak
9. Ön görü
10. Kontrolü işletmenin elinde tutmak
11. Verimlilik
12. Tüm bilgilerin derlenmesi
13. Diğer süreçlerle ilişkilerin tanımlanması
14. Detaylandırma
15. Kapsam belirleme
16. Hedeflerin konması
17. Beklentilerin saptanması
18. Belirlenmiş aşamalar sonucu uygulamaya geçme
19. Mevzuatların belirlenmesi, uygulanabilirliği ve iyileştirilebilirliğinin denetlenmesi
20. İç düzenin sağlanması
21. Süreklilik
Proses yönetimi elde edilecek sonuçlar aşağıda listelenmiştir.
? Sadeleştirme / Sadeleşme
? Hata öneyici sistemler kullanılması
? Değer yaratmayan aşamaların azaltılması
? Gereksiz kontrollerin azaltılması
? Etkin çalışan kullanımından yararlanma ya da az sayıda çalışanın değerlendirilmesi
? Basitleştirme
? Belirli karar noktaları oluşturulması ve bu noktaların herhangi bir olumsuzluktan önce saptanmış olması
? İşerin belirli bir sistematik içerisinde birbiriyle bağlantılı ya da paralel gerçekleştirilmesi
? Ekip çalışması
? Yetki ve sorumlulukların dağıtılması
? Teknolojinin kullanılması ya da teknoloji kullanımında artış
Süreçlerin önemi anlaşıldığında yapılan hatalar düzeltilecektir. Süreçlerin yönetiminin nasıl ilerlediği belirli bir eğitim almadan ne yazık ki anlaşılamamaktadır. Basit gibi görünse de standartlar da her şey kuralına göre ilerlemektedir. Bu yüzden bilinçli hareket etmek hem kuruluş, hem işveren, hem de iş açısından avantajlı olacaktır. Bu yüzden konu hakkında bilgi sahibi kuruluşlardan destek almak önemlidir. Proses yönetimi eğitimi için iletişime geçilmelidir.
Proses başlangıçtan bitişe kadar kontrol gerektirir. Her aşamanın somut olarak ölçülebilmesi, aynı şekilde raporlanmasını sağlayarak hataların giderilmesinde aktif bir rol oynayacaktır. Tespit edilen herhangi bir hata ya da eksiklik standartlara uygun olarak düzeltilecek ve olması gerektiği noktada uygulanacaktır. Proses yönetimi standartlarında daha önceden belirtilmiş olan karar noktaları ve sınırlar karşılaşılabilecek sorunlarda çözüm niteliği taşımaktadırlar. Bu yüzden süreçler uygulanmadan önce iyice kavranmalı ve proses yönetimi eğitimi alınmalıdır.
Proses yönetimi kullanılmayan işletmelerde karşılaşılabilecek bir takım durumlar aşağıda verilmiştir.
? Hatalı işlerin yapılması ya da iş esnasında hata ile karşı karşıya gelme
? Zamanı yönetememe, iş zamanının uzaması
? Hatalı çıktılar
? Bürokrasi
? Maliyet
? Müşteri şikayetleri
? Çatışmalar
? Çabaların yetersiz kalması
? Verimsizlik
? Bölümler arası çekişmeler
? Çalışan memnuniyetsizliği
? Motivasyon kaybı
? Olumsuz çıktıları fark edememe
Proses yönetimi eğitimi ile ilgili daha detaylı bilgiler, sorular ve talepler için iletişime geçilmelidir.