ISO 37301, kuruluşlar uyumluluk yönetim sistemi kurulması, işletilmesi ve iyileştirilmesi için gerekli kılavuz bilgileri açıklamaktadır. Faaliyet türü, büyüklüğü veya konumu ne olursa olsun her kuruluş ISO 37301 uyumluluk yönetim sistemini uygulayabilir. Günümüzde finansal, sosyal ve çevresel konularda yapılan katı yasal düzenlemeler ve giderek artan müşteri beklentileri, kuruluşları etkili bir uyumluluk yönetim sistemi (Compliance Management System - CMS) kurmaya teşvik etmektedir. Kuruluşlar ISO 37301 standardından yola çıkarak yasalara, sektör gerekliliklerine, ulusal ve uluslararası standartlara, genel kabul görmüş kurallara ve yaklaşımlara uyum sağlayabilir. ISO 37301 bu süreçte firmaların atması gereken tüm adımları tariflemekte ve şirketlerde CMS için bir altyapı oluşturulmasını sağlamaktadır.
Uyumluluk yönetim sistemi (CMS), kuruluşların düzenleyici ve yasal gerekliliklere uymasını kolaylaştırmak amacıyla geliştirilen; çeşitli belgeler, süreçler, araçlar, iç kontroller ve fonksiyonlardan oluşan entegre bir sistemdir. CMS, yasalara uyumu sağladığı için tüketicilere verilen zararı da en aza indirir. Politikalarının ve prosedürlerinin geçerli yasalara ve düzenleyici gerekliliklere uygun olmasını sağlayarak kuruluşların risk yönetimini daha iyi ele almasına yardımcı olur. Ayrıca çalışan eğitimi, iletişim ve izlemenin yönetilmesine de yardımcı olur.
CMS, bir kuruluşun uyumluluk sorumluluklarını bilmesine, anlamasına ve uygulamasına olanak tanır. Bu bağlamda, çalışanlarının bu sorumlulukları bilmesini ve uyumluluk gereksinimlerinin iş süreçlerine entegre edilmesini sağlamaya yardımcı olur. Ayrıca bir kuruluş, nasıl çalıştığını gözden geçirmek, çalışanların sorumluluklarını yerine getirip getirmediğini kontrol etmek ve düzeltici eylemlerde bulunmak için de uyumluluk yönetim sistemi kurmalıdır.
CMS’den sorumlu en üst makam işletmelerin yönetim kuruludur. Yönetim kurulu, devlet yasalarına ve uyumluluk düzenlemelerine ve ayrıca diğer endüstri standartlarına uyumdan sorumludur. Yönetim kurulu, daha sonra, üst yönetime ve üçüncü şahıs tedarikçiler ve hizmet sağlayıcılar da dahil olmak üzere firmayla ilgili tüm taraflara açık beklentileri iletmelidir. Yönetim kurulu ayrıca, net uyum prosedürlerinin oluşturulduğundan ve firma genelinde etkin bir şekilde yayıldığından da emin olmalıdır. Kuruluşarın üst yönetimleri, uyumluluk gereksinimlerini uygulamak için uygun kaynakları oluşturmalıdır. Bu, bir uyum programı yürütmeyi, düzenli denetimleri gerçekleştirmeyi ve gerektiğinde yönetim kuruluna raporlar sunmayı vs kapsamaktadır.
Etkili bir CMS’nin üç temel bileşeni vardır. Yönetim kurulu dışında, uygunluk programının kendisi ve uygunluk denetimi prosedürleri sistemin ayrılmaz parçalarıdır. Etkili bir uyumluluk sistemi devam eden bir süreçtir ve tüm gereksinimlerin karşılandığından emin olmak için bazı kurallar ve yönergeler uygulanmalıdır. Uyumluluk programı tüm kontrollerin ve önlemlerin tasarlanacağı ve yürürlüğe konulacağı uyumluluk yönetim sisteminin merkezidir. Birçok program, politikaları, uyumluluk standartlarını, iç kontrolleri ve liderlik tarafından uygulanan süreçleri içeren dokümanlardan oluşmaktadır. Bu belgeler, tüm çalışanların işlerini tutarlı ve doğru bir şekilde yapmalarını sağlamak için referans araçlardır.
Uyumluluk denetimleri hemen hemen her sektör için gereklidir. Bu süreç, şirketlerin dahili politikalara ve prosedürlere ve yasal gerekliliklere uyup uymadığını belirleyen bağımsız incelemeleri içermektedir. Denetim raporları, liderliğin sürekli uyumluluğu sağlamasına ve şirketlerin uyumluluk risklerini belirlemesine yardımcı olmaktadır. Bir dış denetimde, tarafsız bir taraf (dış denetçi), sistemi ve protokolleri adil bir şekilde değerlendirir. Zaman içinde uyumluluğu sürdürmek zor olabilir, bu nedenle yeni bir bakış açısına ve eğitimli bir profesyonelin uzmanlığına sahip olmak bu süreç için çok değerlidir. Bu nedenle birçok şirket ISO 37301 ile ilgili konularda danışmanlık firmalarından destek almaktadır.
Standartta yer alan maddeler şu şekildedir:
1 Kapsam
2 Normatif referanslar
3 Terimler ve tanımlar
4 Kuruluşun bağlamı
4.1 Kuruluşu ve bağlamını anlama
4.2 İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini anlamak
4.3 Uygunluk yönetim sisteminin kapsamının belirlenmesi
4.4 Uyumluluk yönetim sistemi
4.5 Uyumluluk yükümlülükleri
4.6 Uyumluluk riski değerlendirmesi
5 Liderlik
5.1 Liderlik ve bağlılık
5.2 Uyumluluk politikası
5.3 Roller, sorumluluklar ve yetkiler
6 Planlama
6.1 Riskleri ve fırsatları ele almaya yönelik eylemler
6.2 Uyumluluk hedefleri ve bunlara ulaşmak için planlama
6.3 Değişikliklerin planlanması
7 Destek
7.1 Kaynaklar
7.2 Yeterlilik
7.3 Farkındalık
7.4 İletişim
7.5 Dokümante edilmiş bilgiler
8 Operasyon
8.1 Operasyonel planlama ve kontrol
8.2 Kontrollerin ve prosedürlerin oluşturulması
8.3 Endişeleri dile getirmek
8.4 Soruşturma süreçleri
9 Performans değerlendirmesi
9.1 İzleme, ölçme, analiz ve değerlendirme
9.2 İç denetim
9.3 Yönetim gözden geçirmesi
10 İyileştirme
10.1 Sürekli iyileştirme
10.2 Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet
Ek A - ISO 37301 standardının kullanımı için rehber
Kaynakça
Uyumluluk yönetim sistemi kurmak şirketlerin kurumsal sürdürülebilirlik politikalarının ve stratejilerinin ayrılmaz bir parçasıdır. Çevresel, sosyal ve finansal konularda yasaların, yerel ve uluslararası standartların gerekliliklerine uyum sağlamak şirketleri sürdürülebilirlik bağlamında diğer kuruluşlardan ayıracak ve piyasada farklılaşmasını sağlayacaktır. Bu nedenle her şirketin ISO 37301 standardına uygun hareket etmesinde büyük fayda vardır. Bu süreçte çevresel, finansal ve sosyal uyumluluk konularında uzman bir danışmanlık şirketiyle beraber çalışmak da ISO 37301’in daha iyi anlaşılmasını ve doğru bir şekilde uygulanmasını kolaylaştıracaktır. Günümüzde birçok şirket ISO 37301 uyumluluk yönetim sistemi (CMS) danışmanlığı alarak faaliyetlerini yasalarla, uluslararası standartlarla ve sektörel mevzuatlarla uyumlu hale getirmektedir.