EcoVadis değerlendirme çalışmaları, şirketlere belirli bir ücret karşılığında sunulan ticari bir hizmettir. Kurumsal sosyal sorumluluk (CSR) ve sürdürülebilirlik derecelendirmeleri sırasında dört temel adım izlenmektedir. İlk etapta, hizmet almak isteyen şirketler, Ecovadis platformuna kayıt olmaktadır. Ardından, sorulara online olarak cevap verilen bir anket uygulanmaktadır. Verilen bilgiler ve cevapların uzman analizinden geçmesinden sonra değerlendirme sonuçları şirket ile paylaşılmaktadır.
Şimdi EcoVadis derecelendirme hizmetinin adımlarına ve sistemin nasıl çalıştığına daha yakından bakalım.
1) Kayıt
EcoVadis’ten CSR derecelendirme hizmeti alacak olan şirketler, bazı bilgileri kayıt esnasında belirtmektedir. Bunlar, şirket adı, konumu, çalışan sayısı, faaliyet gösterdiği sektör vb gibi bilgilerdir. Değerlendirme hizmetinin şirkete özel olması açısından bu bilgilerin kayıt esnasında belirtilmesi önemlidir.
Kayıt işleminden sonra EcoVadis değerlendirme hizmeti almaya davet edilen şirketlere, süreci yönetebilmeleri için e-posta ile bir davet linki gönderilmektedir. Şirketler, bu linki takip ederek, anket sorularına cevap verebilmekte ve gerektiğinde bilgilerini güncelleyebilmektedir. Değerlendirme sonuçları yine bu bağlantı aracılığıyla şirketlerle paylaşılmaktadır.
2) Anket
Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra anket aşamasına geçilmektedir. Şirketlere, anket soruları için EcoVadis platformuna erişmeleri ve kullanıcı adı ve şifre oluşturmaları amacıyla bir bağlantı gönderilmektedir. Bu kullanıcı adı ve şifre ile beraber şirketler sürdürülebilirlik anketini tamamlamaya başlamaktadır.
Şirkete özgü oluşturulan anket soruları, şirketin bulunduğu sektör, büyüklüğü ve konumuna göre belirlenmektedir. Sorular, şirketin sürdürülebilirlik çalışmalarının sadece standartlara uyum ile sınırlı kalmadığını tespit edecek şekilde oluşturulmaktadır. Bu bağlamda, soruların tamamına net bir cevap vermek gibi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Hatta, bazı soruları yanıtsız dahi bırakılabilmektedir. Cevabından emin olunmayan sorular daha sonra da yanıtlanabilmektedir. Sorular içerisinde anlaşılmayan bir kısım olursa, EcoVadis destek ekibi ile her zaman iletişime geçilebilmektedir.
Desteleyici Belgeler
Şirketler, sürdürülebilirlik anketini doldururken, cevaplarını desteklemek amacıyla birtakım belgeler sunmak zorundadır. Bu belgeler, EcoVadis’in sürdürülebilirlik uzmanları tarafından incelenmekte; verilen cevapların, şirket bilgilerinin ve belgelerin doğrulanması için bu belgelre ihtiyaç duyulmaktadır. Bu noktada, şirketler, sunduğu tüm belgelerin gizli tutulduğundan ve kimseyle paylaşılmadığından emin olmalıdır. Ayrıca, sadece bilgilendirici ve verilen cevapları desteleyecek ve doğrulayacak belgelerin yüklenmesi gerekmektedir. Belge sayısında üst sınır elli beştir.
İş birliği fırsatı
EcoVadis sürdürülebilirlik anketi oldukça kapsamlıdır ve şirketlere farklı bilgiler ve araçlar da sunabilmektedir. Bu nedenle, şirketlerin anketi doldururken farklı bölümleri de incelemesi de tavsiye edilmektedir. Anket sorularını cevaplama süresi birkaç saat veya birkaç gün sürebilmektedir. Bu noktada, şirket bilgileri, verilen cevaplar ve yüklenen belgeler gibi faktörler, anket süresini değiştirebilmektedir.
EcoVadis’ten veya başka bir kuruluştan daha önce sürdürülebilirlik derecelendirme hizmeti almadıysanız, bu anket soruları, şirketiniz için çok büyük bir fırsat olabilmektedir. Soruları cevaplarken, farklı paydaşlarla iş birliği yapabilir, görüş ve önerilerini alabilir ve şirketinizin departmanları arasında bir iş birliği fırsatı yaratabilirsiniz.
Abonelik planı ve fiyatlandırma
Anket soruları doldurulduktan sonra EcoVadis’in abonelik seçenekleri arasından size uygun olanı seçebilirsiniz. Her abonelikte farklı hizmet seçenekleri ve fiyatlar söz konusudur. Size en uygun olanı seçtikten ve fatura bilgilerini girdikten sonra anket sorularına verdiğiniz cevapları ve destekleyici belgeleri analiz için EcoVadis’e gönderebilirsiniz.
3) Uzman analizi
Anket soruları cevaplandıktan ve istenen destekleyici belgeler EcoVadis uzmanlarına gönderildikten sonra 6 – 8 haftalık analiz süreci başlamaktadır. Bu süre içerisinde EcoVadis’in sürdürülebilirlik derecelendirme uzmanları, anket cevaplarını ve belgeleri incelemektedir. Şirketin büyüklüğü, soruların kapsamı ve belge sayısına bağlı olarak değerlendirme süreci değişkenlik göstermektedir.
EcoVadis, şifketlerin sürdürülebilirlik yönetim sistemlerini değerlendirirken Global Raporlama Endeksi (GRI), ISO 26000 ve Global Compact gibi uluslararası standartları takip etmektedir. EcoVadis, bu değerlendirme metodolojisini sürekli olarak geliştirmekte ve bütün güncel standartları ve mevzuatları kendi çalışmalarına yansıtmaya çalışmaktadır.
4) Sonuçlar
EcoVadis’in değerlendirme süreci tamamlandığında, şirketlere bir e-posta gönderilerek bilgilendirme yapılmaktadır. Değerlendirme sonuçları bir puan kartı ile yayınlanır ve bu kart, Ecovadis platformunda da gösterilmeye başlar. Bir ticaret ortağı tarafından değerlendirilmeye davet edilen şirketlerin puan kartları, ilgili ticari ortak ile paylaşılmaktadır. Daha sonraki paylaşım talepleri, puan kartı geçerliyken platform üzerinden gerçekleştirilebilir. Puan kartlarının geçerlilik süresi on iki aydır. Eğer Premium veya Kurumsal aboneliği olan şirketler, puan kartlarını Ecovadis platformunun dışında da paylaşabilmektedir.