Teklif Formu
+90 212 438 42 06
info@taksimdanismanlik.com

Boşluk Analizi

 Boşluk Analizi (Gap Analysis) Nedir?

Boşluk analizi, bir kuruluşta gerçekleşen performans ile beklenen performans arasındaki farkları değerlendirme yöntemi olarak tanımlanır. Boşluk (gap) kavramı, “olduğumuz yer” (mevcut durum) ile “olmak istediğimiz yer” (hedef durum) arasındaki farkı ifade eder. Gap analizi; ihtiyaç analizi, ihtiyaç değerlendirmesi veya ihtiyaç - boşluk analizi olarak da adlandırılabilir.

Boşluk analizi farklı seviyelerde gerçekleştirilebilir:

Ø  Stratejik düzey: Yapılan işin durumunu veya düzeyini endüstri standartları ile karşılaştırmak için gerçekleştirilir.

Ø  Operasyonel düzey: İşletmenin mevcut durumunu veya performansını istediğiniz çıktılarla karşılaştırmak yapılır.

Gap analizi, ürünün veya hizmetin nerede olduğunu ve daha iyisi için nelerin eksik olduğunu belirlemek için önemlidir. Ayrıca, pazardaki konumu güvence altına almak ve benzer bir ürün sunabilecek diğer tüm rakiplere karşı zorlu bir mücadele vermek için ürünün nerede olması gerektiğini anlamada kritik bir rol oynayacaktır.

Boşluk Analizi Uygulamaları

Gap analizi farklı uygulamalarda veya süreçlerde farklı yöntemler veya yaklaşımlar kullanılarak yapılabilir. Örneğin bilgi teknolojisinde, boşluk analizi raporları genellikle proje yöneticileri ve süreç iyileştirme ekipleri tarafından operasyonel iyileştirme yapmak için bir eylem planının başlangıç ??noktası olarak kullanılır. Aynı zamanda fiili iş performansının kıyaslanmasına da yardımcı olur ve böylece optimal performans seviyelerine göre ölçüm yapılmasını sağlayabilir.

Performans gapleri, üretkenlik ve verimlilik analizleri, tedarik zinciri süreçleri, müşteri memnuniyeti ve şikayetlerinin yönetimi, gelirleri artırma gibi farklı iş alanlarında ölçülebilir. Özellikle küçük işletmeler, kaynakların nasıl tahsis edileceğini araştırırken boşluk analizlerinden faydalanabilir.

Boşluk analizi, büyük şirketlerden küçük işletmelere kadar farklı büyüklükteki kuruluşlar tarafından kullanılabilir. Bu stratejiden yararlanabilecek alanlar için bir sınır yoktur; satış, kalite kontrol, finansal performans, insan kaynakları, çalışan memnuniyeti gibi süreçlerde bu analizden yararlanılabilir.

Yazılım geliştirme süreçlerinde gap analizi araçları hangi hizmetlerin veya işlevlerin yanlışlıkla dışarıda bırakıldığını belgeleyebilir. Bu sayede hangi fonksiyonların bilerek ya da farkında olmayarak süreç dışı bırakıldığı veya hangi alanlarda iyileştirmeler yapılması gerektiği bu analiz ile belirlenebilir.

Uyum girişimlerinde ise belirli düzenlemelerin gerektirdiği alanlarda, bu düzenlemelere uyum sağlamak için şu anda yapılan çalışmaları karşılaştırabilme imkanı sunar. İnsan kaynaklarında süreçlerine baktığımız zaman, iş gücünde hangi becerilerin mevcut olduğunu ve kuruluşun rekabet gücünü veya verimliliğini artırmak için hangi ek becerilerin gerekli olduğunu incelemek için gap analizlerine başvurulduğunu görebiliriz.

Boşluk Analizi Nasıl Yapılır?

Boşluk analizi yapmanın ilk adımı, şirketin misyon beyanına, stratejik iş hedeflerine ve iyileştirme hedeflerine bakarak belirli hedefler belirlemektir. Bu hedefler tutarlı, somut, açık ve erişilebilir olmalıdır. Bir sonraki adımda performans seviyelerinin ve kaynakların mevcut süreçlere nasıl entegre edildiği hakkında bir sonuca varmak için veri toplanır. Bu veriler, analiz edilen duruma veya parametreye bağlı olarak farklı kaynaklardan toplanabilir. Örneğin, doküman kontrolü, temel performans göstergelerinin (KPI´ler) veya diğer başarı metriklerinin analizi; paydaş görüşmeleri, proje faaliyetlerinin izlenmesi ve denetlenmesi ile veriler toplanabilir.

Şirketler, hedeflerini mevcut durumuyla karşılaştırdıktan sonra uzun vadeli ve tüm süreçlerini kapsayacak bir plan oluşturmaktadır. Bu plan, mevcut ve gelecekteki durumlar arasındaki boşluğu / farkı kapatmak ve belirlenen hedeflerine ulaşmak için yapılması gereken çalışmaları adım adım özetlemektedir. Bu çalışma da genellikle şirketlerin stratejik planları olmaktadır.

Boşluk analizi özetle kurumsal hedeflerin oluşturulması, mevcut durumun kıyaslanması, boşluk verilerinin analiz edilmesi ve boşluk raporunun hazırlanması adımlarından oluşmaktadır. Bunları şöyle özetleyebiliriz:

1.      İlk adım, tamamı spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamanında olması gereken kurumsal amaç veya hedefleri doğru bir şekilde belirlemek ve tanımlamaktır.

2.      İkinci adımda, ana hatlarıyla belirlenen hedeflerle ilgili olarak kuruluşun mevcut performansını ölçmek için geçmiş veriler kullanılır.

3.      Üçüncü adımda ölçülen performansın neden istenen seviyelerin altında olduğunu anlamak için toplanan veriler analiz edilir.

4.      Dördüncü ve son adım, toplanan nicel verilere ve verilerin kıyaslamanın altında olmasının nitel nedenlerine dayalı bir rapor hazırlamaktır. Kuruluşun hedeflerine ulaşmak için ihtiyaç duyulan eylem öğeleri raporda tespit edilir.

Boşluk Analizi Araçları

Gap analizi yapılırken kullanılabilecek çok sayıda araç vardır. Bunlardan bazılarını şöyle sıralayabiliriz:

Ø  SWOT

SWOT analizi, sırasıyla iç ve dış çevredeki güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditlere odaklanır. Bu analiz, sektördeki veya pazardaki mevcut konumu belirlemeye yardımcı olur. Gap analizinde SWOT yöntemi şu şekilde kullanılabilir:

o   İlgili departmanlardan uzman bir ekip aracılığıyla mevcut sorun ve eksikliklerin tespit edilmesi

o   WOT analizi matrisi oluşturulması

o   İşletmenin tüm dahili güçlü ve zayıf yönlerinin listelenmesi

o   İşletmeye dış ortamdan gelebilecek fırsat ve tehditlerin belirlenmesi

o   Her maddedin yüksek öncelikten başlayarak daha az önemli olacak şekilde sıralanması

o   Zayıf yönleri en aza indirmek için güçlü yönlerin nasıl kullanabileceğinin analiz edilmesi ve tehditlerden kaçınmak veya kurtulmak için mevcut fırsatların kullanılması

Ø  McKinsey 7s

McKinsey 7s, gap analizi için yedi farklı bileşene dikkat çekmektedir. Bunlar, strateji, sistemler, yapı, paylaşılan değerler, yetenekler, kadro ve tarzdır. Bu unsurlar iki ayrı gruba ayrılır: Sert unsurlar (kontrol edilebilen somut faktörler) ve yumuşak unsurlar (kontrol edilemeyen maddi olmayan faktörler).

Sert unsurlar şu şekildedir:

o   Strateji: Bir işin rakiplerden herhangi birine karşı avantaj kazanmasına yardımcı olacak planlardır.

o   Yapı: Tüm organizasyon yapısını tanımlayacak plan veya düzendir.

o   Sistemler: Çalışanların günlük görevlerini tamamlamak için halihazırda kullandıkları iş ve teknik bilgilerdir.

Yumuşak unsurlar şu şekildedir:

o   Paylaşılan değerler: Organizasyonun değer verdiği inançlar veya özellikler dizisidir.

o   Tarz: Kuruluşun kültürünü tanımlayan liderlik kültürüdür.

o   Personel: Bir organizasyonun omurgası olan ve organizasyonun var olmasını sağlayan insanlardır.

o   Yetenekler: İşletmenin başarılı olmasına yardımcı olmak için çalışanların sahip olduğu araçlardır.

Bu yöntemin ortaya koyduğu boşluk analizi yaklaşımı şu şekilde kullanılabilir.

o   Yetkili bir ekibin toplanması

o   İşletmedeki boşlukların ve zayıflıkların incelenmesi ve unsurlar arasındaki ilişkinin düzenlenmesi

o   Öğelerin en uygun şekilde hizalanacağı yerin belirlenmesi

o   Öğeleri yeniden hizalamak için uygun bir eylem planı oluşturulması

o   Bulunan değişikliklerin veya çözümün uygulanması ve boşlukların (mevcut durum ile hedeflenen konum arasındaki farkın) azaltılması

İlginizi Çekebilecek Diğer Bloglar

Bizi Takip Edin :
Bize Ulaşın
  • Beylikdüzü OSB mah. Mermerciler Sanayi Sit. 3. Cad. No:8 Corner Office K:3 D:53 Beylikdüzü / İstanbul
  • Telefon : +90 212 438 42 06
  • Oud Metha Offices, 1st Floor, Block B Healtcare City Dubai, UAE
  • Telefon : +90 850 888 85 71
  • Fax : 0212 438 42 07
  • info@taksimdanismanlik.com

Ne Aramıştınız ?