CE Belgelendirme
20 Aralık 2016

TS 13082 Hizmet Sektörü Danışmanlık Uygunluk Belgesi

KOSGEB Danışmanlık Desteğinden Yararlanabilmek İçin Gerekli Şartlar Nelerdir?

KOSGEBİN desteklerinden yararlanan siz kobilerin danışmanlık desteğinden yararlanmak için mutlaka TSE 13078 ve TSE 13082 belgelerine sahip KOSGEB danışmanlık firmaları ile çalışması gerekmektedir. Kurumumuzun TSE Yetki belgelerini üst menüde yer alan "yetki belgelerimiz" kısmından görebilirsiniz.

ISO 13082 Hizmet Sektörü Danışmanlık Uygunluk Belgesi Nedir?

Bu standard, hizmet sektörüne danışmanlık hizmetleri veren iş yerlerinin fiziki yapısı, işletmeciliği ve çalışanları ile ilgili genel kuralları kapsar.

Not – Bundan sonra bu standard metninde “hizmet sektörü için danışmanlık hizmeti veren iş yeri” ifadesi yerine ‘’iş yeri‘’ ifadesi kullanılmıştır.

3 Tarifler

3.1 Danışmanlık hizmetleri

Kuruluşların içinde bulundukları veya karşılaştıkları sorunların araştırılması ve kabul edilebilir, gerçekçi, uygulanabilir çözüm önerilerinin geliştirilmesi ve uygulanmasına dair çalışmalar.

3.2 Genel tanı çalışması

Danışmanlık hizmetine esas teşkil eden ve kuruluşların talebi üzerine genel sorun alanlarının tespit edilmesine yönelik olarak yapılan, sınırlı analiz faaliyetleri.

3.3 Hizmet alan / talep eden

Hizmet sektörü için danışmanlık hizmeti almak üzere iş yerine başvuruda bulunan her türlü kurum, kuruluş ya da tüzel kişi.

4 Genel kurallar

4.1 Fiziki yapı ile ilgili kurallar

4.1.1 İş yerinin açılması ve işletilmesi için zorunlu olan her türlü izin, ruhsat vb. belgeler alınmış olmalı ve bu belgeler iş yerinde kolay görülebilecek yerlere asılmalıdır.

4.1.2 İş yerinin, mesken vb. yerlerle veya insan ikametine tahsis edilen yerlerle doğrudan irtibatı olmamalı; kolay görülebilecek şekilde tabelası bulunmalıdır.

4.1.3 İş yeri, çevre ile uyumlu yapılarda olmalı, tercihen toplu taşıma araçları ile ulaşımın sağlanacağı bölgelerde bulunmalı ve müşterek / münferit otoparkı olmalıdır.

4.1.4 İş yerinde ihtiyacı karşılayacak büyüklükte mekân ve mahaller düzenlenmeli; en az idari büro, müşteri kabul yeri; sunum, gösteri, toplantı, eğitim vb. amaçlarla kullanılabilecek bir mahal, TS 8357’ye uygun tuvalet (WC) – lavabo ve yeterli sayıda çöp kabı bulunmalıdır. İş yeri iş hanı, iş merkezi vb. yerlerde hizmet veriyor ise TS 8357’ye uygun müşterek kullanıma ayrılmış tuvalet (WC) – lavabo bulunması halinde münferit tuvalet (WC) – lavabo bulunması şartı aranmaz.

4.1.5 İş yerinde elektrik tesisatı TS HD 384.1 S2’ ye, tesisatın güvenlik koruması TS HD 60364-4-41’e uygun olmalı ve iş yerinin elektrik tesisatında aşırı akıma yönelik tedbirler TS HD 384.4.43 S2’ ye göre planlanmalıdır.

4.1.6 İş yerinde, içme ve kullanma suyu “İnsani Tüketim Amaçlı Sular Hakkındaki Yönetmelik” hükümlerine ve TS 266’ya uygun olmalıdır.

4.1.7 İş yeri mekân ve mahalleri uygun bir sistemle ısıtılmalı ve “Isınmadan Kaynaklanan Hava Kirliliğinin Kontrolü Yönetmeliği” nce belirlenen emisyon değerlerine uygun yakıt kullanılmalıdır.

4.1.9 İş yerinde, yangına karşı TS 4156’ya uygun tedbirler alınmalı, yeterli sayı ve kapasitede yangın söndürme cihazı bulundurulmalıdır.

4.1.10 İş yerindeki, müşteri bilgilendirme faaliyetlerinin gerçekleştirilebileceği mekân, hizmetin gerektirdiği donanımlara sahip olmalıdır.

4.1.11 İş yerinde gerekli ilk yardım malzemelerinin yer aldığı, iş yeri çalışan kapasitesine uygun tıbbi malzeme dolabı bulunmalıdır.

4.2 İşletmecilik ile ilgili kurallar

4.2.1 Üniversiteler ve kamu kuruluşları hariç olmak üzere; iş yerleri, serbest meslek (serbest danışman) veya şirket (danışmanlık şirketi) statüsünde tüzel kişiliğe sahip olmalı ve şirket ana sözleşmesinde işletmelere danışmanlık hizmetleri verileceği belirtilmeli ve bu husus Ticaret Sicili Gazetesi’nde yer almalıdır.

4.2.2 İş yerinde, ön bilgi almak için yapılan başvuruların değerlendirildiği bir sistem bulunmalı ve bu sistemin sorumlusu belirlenmiş olmalıdır.

4.2.3 İlk başvuru sırasında, müşterinin ticari unvanı, iş yerinin adresi, iletişim kurulacak olan müşteri yetkilisi vb. bilgiler bilgisayar ortamına kaydedilmeli ve ayrıca,

– Talep edilen danışmanlık hizmetinin tanımı ve süresi,

– Danışmanlık hizmetinden müşterinin beklediği sonuçlar,

– Daha önce alınan danışmanlık hizmetleri,

– İhtiyaç duyulan diğer bilgiler alınmalıdır.

4.2.4 Genel tanı çalışması, hizmet talep edenin kabul etmesi halinde yapılmalı, bu çalışma ile ilgili olarak mutabakata varılması halinde, ulaşım, yol, konaklama ve varsa tanı bedeli müşteriye önceden bildirilmelidir.

4.2.5 Genel tanı çalışması için, verilecek hizmet alanı ile ilgili olan ve kuruluşun büyüklüğüne cevap verecek sayıda uzman görevlendirilmeli; hizmet talep edenin üretim konusu, müşteri özellikleri, cirosu,çalışanlarının sayısı ve eğitim durumu, kuruluş çalışmaları ve potansiyel sorun sahaları ile ihtiyaç duyulan diğer bilgiler, kuruluş adresinde araştırılarak belirlenmelidir.

4.2.6 Genel tanı çalışması sonucunda hazırlanan raporun bir nüshası hizmet talep edene verilmeli, bir nüshası da talep dosyasında muhafaza edilmelidir.

4.2.7 Genel tanı çalışması, istenen faaliyetler için hazırlanan rapordan sonra veya genel tanı çalışması istenmeyen başvurularda; talepten sonra potansiyel sorun sahalarına yönelik çalışma planı yapılmalıdır.

4.2.8 İş yeri genel tanı çalışmasına göre alternatif çözümler belirlenmeli, müşteriyle varılan mutabakata uygun teklif hazırlanmalı ve teklifte, sözleşmenin imzalanması ile oluşturulacak proje ekibinin kaç kişiden oluşacağı ve bu kişilerin özellikleri belirtilmeli, danışmanlık sürecine ait iş akış diyagramı müşteriye verilmelidir.

4.2.9 İş yerince, talebe uygun olarak verilecek danışmanlık hizmeti ile ilgili teklif belgesi, elektronik posta vasıtasıyla veya yazılı olarak müşteriye sunulabilmelidir.

4.2.10 Müşterinin, iş yerinin teklifini kabul etmesi halinde, iş yeri ile hizmet talep eden arasında bir sözleşme yapılmalı ve bu sözleşmede danışmanlık hizmetinin;

Konusu, beklenilen sonucu, süresi, sağlanacağı adres,

Danışmanlık hizmeti verecek personele ait bilgiler,

Hizmeti alanın, unvanı, adresi ve diğer erişim bilgileri,

Hizmet alanın danışmanlık hizmetinden beklediği fayda,

Karşılıklı sorumluluklar,

Teslim edilecek raporlar ile raporların hangi tarihte kime teslim edileceği,

Danışmanlık hizmeti sonucunda alınan kararın hizmet alan tarafından uygulanması halinde, bu kararın etkilerinden dolayı tarafların sorumlulukları,

Hizmet alanın rakiplerinden herhangi birinin de hizmet talep etmesi halinde, aynı konuda danışmanlık

hizmeti verilip verilmeyeceği ile verilmemesi halinde süresi,

Sözleşme imzalayacakların isimleri ve yetkileri,

Anlaşmazlıklar halinde uzlaşma makamları,

Hizmetin ücreti,

Önceden beklenmeyen sorunlar ve engeller ile karşılaşıldığında, ne gibi işlemler yapılacağı,

İş yeri tarafından verilecek raporlamanın sıklığı,

Bulunmasında yarar görülen diğer bilgiler yer almalıdır.

4.2.11 Dış danışman kullanılması halinde dış danışmanla ilgili sorumluluğun iş yerine ait olduğu sözleşmede belirtilmelidir.

4.2.12 Sözleşme, her iki tarafın kabulü ile internet yoluyla, ses kayıdıyla, faks ile vb. yollarla gerçekleştirilebilir.

4.2.13 İş yeri, başvuruyu kabul etmemesi halinde, bu durumu gerekçesi ile birlikte başvuru sahibine bildirmelidir.

4.2.14 İş yeri, süresi bir aydan az olan danışmanlık hizmetleri için en az bir kez; bir aydan fazla olan

danışmanlık hizmetleri için ise aylık olarak, verilen hizmet hakkında müşterinin bilgi alabileceği bir raporlama sistemi oluşturmalı ve bu faaliyet izlenebilmelidir.

4.2.15 İş yerinde, gerçekleştirilecek eğitim faaliyetleri için gerekli eğitim araçları ve uygun bir eğitim ortamı bulunmalıdır.

4.2.16 İş yeri, tarafından verilen hizmet kapsamına göre müşteriye yönelik eğitim faaliyetleri gerçekleştirilmiş ise belirli aralıklarla verilen eğitimin uygulamaya dönük sonuçları denetlenerek müşterinin bilgi edinebileceği bir raporlama sistemi ile kayıt altına alınarak müşteriye sunulmalı ve bu faaliyet izlenebilmelidir.

4.2.17 İş yerinde hizmet alanın istek ve beklentilerini karşılayan bir hizmet yapısı oluşturulabilecek (müşteri odaklılık) ve verilen hizmetlerdeki memnuniyeti ortaya koyabilecek (müşteri memnuniyeti) bir sistem bulunmalı (şikayet, öneri vb. konularda) ve bu sisteme ait faaliyetler izlenebilmelidir.

4.2.18 İş yeri genel olarak aşağıda belirtilen hizmetlerden bir ya da bir kaçını verebilmelidir.

İşletmelerle ilgili alınması gereken izin ve ruhsatlar,

Her türlü finans, yatırım ve ticaret danışmanlığı (Yabancı sermaye yatırımları, mali ve finansal işlemler danışmanlığı, Dış ticaret işlemleri danışmanlığı, İhracat işlemleri danışmanlığı, İhracatta fizibilite analizi,

İhracatta dış pazara girişin planlanması vb.),

Kalite yönetim sistemi belgelendirmesi ve Toplam kalite yönetimi,

Hizmet Yeterlilik, TSE, TSEK belgeleri,

CE İşareti,

AQAP (Allied Quality Assurance Publications) belgelendirmesi,

Tehlike analizi ve kritik kontrol noktalarına göre gıda güvenliği yönetim sistem belgelendirmesi

(HACCP),

Çevre yönetimi, Çevre yönetim sistemleri belgelendirmesi,

Halka arz danışmanlığı,

Şirket birleştirme danışmanlığı,

Yeniden yapılanma danışmanlığı

Pazarlama yönetimi danışmanlığı,

Bilgi teknolojileri yönetim danışmanlığı

İşçi sağlığı ve iş güvenliği,

İş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemleri,

Kurumsal kimlik,

Ergonomik analiz,

Organizasyonel motivasyon,

Eğitimcinin eğitimi,

Önleyici danışmanlık,

Ani durum analizi danışmanlığı,

Kıyaslama (Benchmarking),

Hata modu ve etki analizi,

İstatistik süreç kontrolleri,

Çatışma yönetimi,

Stres yönetimi,

Kurumsal amaç analizi,

Yönetim süreçlerinin performans analizi,

Organizasyon geliştirme ve performans arttırma planlaması, vb. danışmanlık hizmetleri.

4.2.19 İş yerine ait bilgi sistemlerinde;

– Basit, ölçme ve geliştirme uygulamaları,

– Ağ (web) tabanlı eğitimler,

– Çalışma hukukuna yönelik bilgi sistemi ve mevzuat veri tabanı,

– Kariyer yönlendirme hizmeti,

– Kurumsal ve kişisel başvuru sistemi,

– İşletmenin, uzmanlık alanları, hizmetleri ve hizmet politikaları, çalışanların öz geçmişleri ile yaptığı

danışmanlık hizmetlerinin listesi ve bunlara ilişkin referans adreslerini içeren firma bilgileri,

– Çalışanlarının çeşitli seminer, panel ve konferanslarda verdikleri bildiriler, gazete ve dergilerde

yayınlanan yazıları,

– Verilecek eğitim programları, düzenlenen seminer, toplantı vb. duyuru ve ilanlar,

– Bulunmasında yarar bulunan diğer bilgiler

yer almalıdır.

4.2.20 Elektronik posta aracılığıyla alınan her türlü başvuru değerlendirilmeli ve sonucu başvuru sahibinin elektronik posta adresine gönderilmelidir.

4.2.21 İş yeri, internet üzerinden kurumsal veya bireysel hizmet vermesi halinde, her kullanıcı için bir

kullanıcı adı ve şifresi üretecek bir sistem oluşturmalı ve gerekli güvenlik önlemleri alınmalıdır.

4.2.22 İş yeri rapor, bildirim vb. dokümanlara ait yerleşim planı oluşturmalı ve öngörülen dokümanların

imhası için talimat hazırlamalıdır.

4.2.23 İş yerinde verilen hizmetin kapsamına yönelik olarak ilgili mevzuatı içeren dokümanlar bulunmalıdır.

4.2.24 İş yerinde, tanıtım ve hizmet alanı bilgilendirme faaliyetlerini gerçekleştirebilecek bir sistem

geliştirilmeli; hizmetin, hizmet alana tanıtımı için uygun yöntemle sunum yapılmalıdır.

4.2.25 İş yerinde verilen hizmet ile ilgili tüm bilgiler bilgisayar ortamında kaydediliyor ise belirlenen

aralıklarla sistem yedeklemesi yapılmalıdır.

4.3 Çalışanlar ile ilgili kurallar

4.3.1 İş yerinde en az fakülte ve/veya yüksek okulların dört yıllık bölümlerinden mezun sorumlu bir yönetici olmalıdır.

4.3.2 İş yerinde çalışan uzmanlar, çalışma alanlarında olması halinde en az dört yıllık yüksek öğrenim

görmüş ve ilgili meslek kuruluşlarının düzenlediği eğitimi tamamlamış ve eğitim sonuçlarını belgelendirmiş olmalıdır.

4.3.3      Verilen hizmetlerin, eğitim ve mülakat hizmetlerini gerektirmesi halinde, eğitmenler ve mülakat işleminde görev alacak elemanlar; en az dört yıllık yüksek öğrenim görmüş ve insan kaynakları yönetimi hakkında, ilgili meslek kuruluşlarının düzenlediği eğitmenlik eğitimlerini tamamlamış ve belgelendirmiş olmalıdır.

4.3.4 Çalışanlar yetki, görev ve sorumlulukları hakkında bilgilendirilmelidir.

4.3.5 İnsan kaynaklarına yönelik danışmanlık hizmeti veren iş yerlerinde tercihen bir psikolog bulunmalıdır. Psikoloğun istihdam edilemediği iş yerlerinde psikolojik danışmanlık hizmetleri, sözleşme esasıyla dışarıdan sağlanmalıdır.

4.3.6 Eğitmenler ve mülakat sırasında görev alacak personel ile iş yeri yöneticisi yılda bir kez uzman psikolog tarafından psikolojik değerlendirmeden geçmeli ve alınan sonuçlar saklanmalıdır.

4.3.7 İş yeri, hizmet personeline ait bilgilerin doğruluğu ve hizmet talebinde bulunanlara ait bilgilerin gizliliğinden sorumludur. İş yerinde, personele ait bilgilerin doğruluğunu denetleyen bir sistem bulunmalıdır.

4.3.8 İş yeri, hizmetin devamlılığını sağlayacak sayıda ve özellikte personel bulundurmalıdır.

4.3.9 İş yeri, personel için hizmet içi eğitimler düzenlemeli, hizmet içi eğitimler ile ilgili eğitim dokümanları hazırlanmalı, her yeni istihdam edilen personel bu eğitimlere katılmalıdır. Eğitime katılım belgesi ve eğitim ile ilgili personel gelişim raporu kişisel personel dosyalarında saklanmalıdır.

4.3.10 Eğitim faaliyetlerinin konuları, süreleri, hangi eğitmenler tarafından verileceği planlanmalı ve gerçekleştirilen faaliyetlerin etkinliğinin değerlendirilmesini ve izlenebilmesini sağlayacak bir sistem bulunmalıdır.

4.3.11 İş yerinde çalışanlara ait;

– Kişisel bilgiler,

– Diploma, sertifika, kurs katılım belgeleri,

– Personel ile iş yeri arasındaki sözleşme örneği,

– Hizmet içi eğitimleri,

– Sağlık taramaları,

– Sigorta kayıtları,

– Bulunmasında yarar bulunan diğer bilgiler ve dokümanlar kişisel personel dosyalarında saklanmalıdır.

5 Çeşitli hükümler

5.1 Sahibi veya işletmecileri, bu standarda uygun olduğunu belirttikleri iş yerleri için TSE Hizmet Yeri Yeterlilik Belgesi almak istedikleri zaman, inceleme esnasında istenildiğinde bu standarda uygunluk beyannamesi vermek veya uygunluğunu göstermek mecburiyetindedir. Bu beyannamede söz konusu hizmetlerin Madde 4’ deki genel kurallara uygun olduğunu belirtmeleri gerekir.